Ghostmeetings - Et globalt problem hos de fleste bedrifter 

olk har til dels kommet seg tilbake på kontorene, den hybride arbeids hverdagen er mer dagsaktuell enn noen gang. De ansatte vil ha fleksibilitet i hverdagen og for å tiltrekke seg de beste hodene må bedriftene tilpasse seg. Men for generell kulturbygging og samhold ønsker selvsagt bedriftene at de ansatte også benytter seg av arealene som de også betaler store summer i leie for. Men for å tiltrekke folk tilbake på kontorene er brukervennlig teknologi, møteromsutstyr, optimal utforming og arealutnyttelse viktigere enn noen gang!

Men - dette skaper en del utfordringer sånn rent teknologisk. Listen over utfordringer er egentlig ganske lang. Jeg kan adressere flere i nye innlegg. Men nå skal jeg ta for meg noe som kalles “ghost meetings” eller spøkelses møter.

Forestill deg en situasjon der en bedrift med 500 ansatte deler omtrent 50 møterom. En ansatt booker et rom i Outlook o.l, men de dukker aldri opp i møterommet som er booket ("no-show"). Hva skjer med møterommet?

Når et rom er booket, men ingen dukker opp, kalles dette et "spøkelsesmøte", og det er en global utfordring og har vært det lenge! IT avdelingene tror de har god utnyttelsesgrad, men fakta er at den egentlig er veldig dårlig, det bare ser slik ut siden det er bookinger men ingen har faktisk dukket opp. De ansatte bruker også mye tid på å finne ledige møterom, men alt ser ut til å være booket!

I mange tilfeller er det en bookingpanel utenfor møterommet som viser at "dette møterommet er booket av xxx xxx", mens andre ansatte sjekker Outlook eller annen programvare for å lete etter tilgjengelige rom hvor dette rommet viser seg å være booket uten å egentlig være det.

Mange selskaper har bestemt seg for å øke antall møterom eller huddle rooms fordi ansatte klager på manglende tilgjengelige rom. Andre har installert bookingpaneler der brukere må sjekke inn, ellers blir rommene frigitt.

Å bare øke antall møterom er nødvendigvis ikke den beste løsningen. Når behovet for rapportering om ESG og bærekraft blir viktigere, er god og optimal plassutnyttelse en stor del av dette. Det sies at omtrent 40% av verdens energiforbruk kommer fra bygninger, så det er viktig å bruke plass effektivt.

Det handler om brukeren!

Bookingpaneler som krever at brukere sjekker inn, er heller ikke ideelle. De krever at brukerne tar handling på panelene, telefonen eller lignende, og folk har en tendens til å glemme eller overse dem. En god brukeropplevelse betyr ofte at brukerne ikke trenger å gjøre noen eller færrest mulig handlinger!

Men det er en annen måte! I kombinasjon med Neowit sin Workspace applikasjon kan de ansatte få en sanntidsvisning av tilgjengelige sitteplasser og møterom på kontoret sitt, både fra Mobil og PC. Neowit-plattformen er helt åpen og kan integreres med hvilken som helst sensor som har et åpent API, for eksempel eksisterende bevegelsessensorer, IoT trådløse sensorer, people counting sensorer eller til og med sensorene som er innebygd i UC-utstyret. Du kan til og med gjenbruke de eksisterende booking panelene.

På denne måten kan vi frigjøre spøkelsesmøter etter en bestemt tidsperiode. For eksempel at dersom noen ikke har dukket opp til bookingen av møterommet etter 10,20 eller 30 minutter etter at møtet startet. Det samme gjelder for sitteplass bookinger.

Som nevnt handler det om brukerne, det hjelper ikke med fancy utstyr dersom brukerne ikke skjønner hvordan det funker eller må gjøre mange handlinger!

Nå trenger ikke brukerne å gjøre noe og kan fokusere på arbeidet sitt, og bruke mindre tid på å finne tilgjengelige møterom og sitteplasser!

Beslutninger og investeringer gjort på faktiske data!

I tillegg får nå ledere i bedriften faktisk data om hvordan lokalene deres blir brukt. De kan se hvilke rom som blir brukt mest, hva slags type rom, hvilket område og hvilke dager, uker eller måneder det er mest press i bygningen. Kort sagt kan ledelsen ta beslutninger basert på data, samtidig som brukerne kan arbeide mer effektivt.

Beslutninger og investeringer gjort på faktiske data og en effektiv arbeidshverdag for de ansatte. Da skal det være en no-brainer!

Kontakt oss gjerne om du ønsker å sparre litt med oss!